Posteingangsstempel


Professional Datumstempel

 

Posteingangsstempel bzw. „Eingangsstempel“ werden in Unternehmen dazu verwendet, den Eingang von Dokumenten und Postsendungen zu dokumentieren. Posteingangsstempel werden begrifflich häufig mit einem Poststempel verwechselt. Posteingangsstempel sind Stempel die im Unternehmen, Ämtern oder Behörden auf eingehende Dokumente gestempelt werden um den Erhalt zu dokumentieren. Poststempel hingegen dienen der Entwertung von Postwertzeichen (Briefmarken) und werden ausschließlich im Postamt verwendet.

 

Individuellen Posteingang Stempel erstellen

 

 

Professionelle Eingangsstempel mit Standard-Text

 

 

Handliche Posteingangsstempel mit festem Text



 

Eingegangen Stempel mit Wortband




Posteingangsstempel kaufen können Sie in vielen verschiedenen Varianten. Je nach persönlichem Bedarf werden auf der Stempelplatte verschiedene Informationen angegeben. Posteingangsstempel sind in der Regel klassische Holzstempel mit Text, Handstempel (Wortbandstempel oder Ziffernstempel) oder Automatikstempel, bei denen das jeweils aktuelle Datum gestempelt werden kann. Häufig beinhalten Posteingangsstempel neben dem Datum ein zusätzliches Feld oder eine perforierte Linie zur manuellen Eintragung von Namen, Stellen (z.B. Abteilung, Business Unit, Geschäftsbereich etc.) oder für Unterschriften.

 

Welche Bedeutung haben Posteingangsstempel?

Durch einen Posteingangsstempel auf Dokumenten und Postsendungen werden Prozesse der Bearbeitung von Schriftverkehr transparenter und somit für einen späteren Zeitpunkt leichter nachvollziehbar. Regelmäßige Informationen, die ein Eingangsstempel beinhalten sollte, sind das aktuelle Datum sowie die Abteilung oder der Name des Sachbearbeiters. Üblicherweise wird in größeren Unternehmen die Post zentral geöffnet. Der Eingangsstempel mit dem Datum wird von der zentralen Stelle mit einem Posteingangsstempel versehen, der das aktuelle Tagesdatum ausweist. Für die Zuordnung der entsprechenden Stelle dient eine manuelle Notiz der Kennzeichnung des Bearbeiters, der die Sendung erhält. Besondere Bedeutung haben Posteingangsstempel bei Behörden. In behördlichen Institutionen haben Posteingangsstempel meist urkundlichen Charakter. Wenn zum späteren Zeitpunkt nachgeprüft werden soll, wann ein Dokument eine Behörde erreicht hat, gibt der Abdruck des Posteingangsstempels auf dem Schriftstück Auskunft über das Datum des Erhalts. Gerade in Bereichen, wo es Bearbeitungsfristen einzuhalten gilt, ist ein Eingangsstempel sehr wichtig und kann im Zweifelsfall auch als „Beweisstück“ dienen.

 

Gibt es eine Eingangsstempel Pflicht? Muss ich die Post mit einem Stempel versehen?

Insbesondere im Unternehmen stellt sich für viele zu Anfang die Frage: Muss ich meine eingehende Post mit einem Eingangsstempel kennzeichnen? Hier können wir euch gleich zu Anfang beruhigen. Tatsächlich sieht die Gesetzgebung im Schriftverkehr von Unternehmen keine Pflicht zur Kennzeichnung der Post mit einem Eingangsstempel vor. Dennoch ist die genaue Dokumentation des Datums des Eingangs eines Schriftstückes Bestandteil einer guten Aktenführung und kann den Büroalltag erheblich vereinfachen. In Ihrem eigenen Interesse wird empfohlen, jegliche eingehenden Dokumente mit einem Datum zu versehen. Ob Sie einen Posteingangsstempel kaufen oder ob Sie das Datum von Hand eintragen, bleibt Ihnen überlassen. Bei einer größeren Anzahl von Dokumenten können Eingangsstempel die Büroarbeit allerdings erheblich beschleunigen und vereinfachen. Als Nachweis vor Geschäftskunden und für verschiedene interne Prozesse in Unternehmen ist ein Posteingangsstempel auf einem Dokument, wie beispielsweise einer Rechnung, immer eine gute Möglichkeit, einer etwaigen Nachweispflicht besser nachzukommen. Ein anderer Fall ist es, wenn es sich beim Unternehmen um eine Behörde oder eine gerichtliche Institution handelt. Anwälte beispielsweise sind verpflichtet, das Eingangsdatum auf Akten zu dokumentieren und diese für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

 

Wo werden Posteingangsstempel eingesetzt?

Spezifische Posteingangsstempel, die mit Uhrzeit Angabe versehen sind, kommen vor allen Dingen bei Behörden und Gerichten zum Einsatz. Hier werden die Einzigartigkeit und der Zeitpunkt einer Urkunde oder eines Dokumentes nachgewiesen. Auf diese Weise kann der bearbeitende Mitarbeiter das Schriftstück der Behörde aufnehmen und seinen Eingang quittieren. Insbesondere für das Einhalten von Fristen ist dies unverzichtbar.
Wie sonst sollte nachgewiesen werden, dass ein Brief oder eine Urkunde innerhalb der Frist eingegangen ist? Tatsächlich besitzen Gerichte und bestimmte Behörden sogar einen Nachtbriefkasten. Der eigentliche Zweck dahinter ist der Nachweis, ob ein Schriftstück noch vor Mitternacht oder danach eingegangen ist. Auf diese Weise werden Posteingangsstempel wohl auch im Zeitalter der digitalen Kommunikation bestehen bleiben.

 

Welche Posteingangsstempel nutzen Behörden und Unternehmen?

Was wären große Unternehmen und Behörden ohne ihre Umlaufstempel? Ohne diese spezifischen Posteingangsstempel könnte man niemals nachvollziehen, wann ein Schriftstück welche Abteilung durchlaufen hat. Hat eine Sachbearbeiterin zum Beispiel einen Fehler erkannt, kann sie sich über den Umlaufstempel auf die vorhergehende Bearbeitung berufen und auftretende Probleme schnellstmöglich klären. Somit sorgen die Stempel wieder für mehr Transparenz, Übersicht und vereinfachen die laufenden Bearbeitungsprozesse. Kein Wunder, dass gerade Rechtsanwälte und Amtsgericht zu den Hauptanwendern dieser spezifischen Behördenstempel zählen.

Hier eine Auswahl funktionaler und praktischer Stempel für den Posteingang:

  • Holzstempel
  • Wortbandstempel
  • Professional Stempel mit Datum
  • Stempel mit Firmenlogo
  • Individuelle Posteingangsstempel
  • Elektronische und vollautomatische Stempel

 

Warum sind Posteingangsstempel heute noch gefragt?

igentlich wären die Abwicklung von Dokumenten und die Bearbeitung von Urkunden und Briefen ohne Posteingangsstempel undenkbar. Auf höchster Instanz besitzen diese Stempel eine vollumfängliche Akzeptanz. Sie steht in direkter Verbindung zum Brief. Demzufolge verwenden Organisationen und größere Firmen ebenso wie Behörden und das Amtsgericht den Posteingangsstempel auf jeder Briefmarke auch als Entwertungsstempel. Liegen keine weiteren urkundlichen Nachweise vor, ist der Stempel der einzige Hinweis, dass ein Brief aufgenommen oder in Bearbeitung ist.

Die juristische Relevanz der Posteingangsstempel
Ebenfalls nicht auf die leichte Schulter zu nehmen ist die Fälschung dieser Stempel. Dies ist eine Straftat, die mit der Urkundenfälschung gleichzusetzen ist. Folglich haben Posteingangsstempel im juristischen Sinne sogar Beweiskraft. Der jeweilige Abdruck eines Stempels kann nicht gefälscht werden. Auch der Richter wird diesen als urkundlichen Nachweis anerkennen. Im direkten Sinn kommt dem Posteingangsstempel sogar ein Dokumentenstatus gleich, sodass es gerade im wörtlichen Sinne notwendig ist, Schriftstücke rechtzeitig einzureichen. Wir haben dies bereits an dem oben erwähnten Beispiel der Nachtbriefkasten erläutert.

 

Posteingang im Unternehmen dokumentieren

In Unternehmen mit häufigem Schriftwechsel und vielen Postsendungen kann selbst ein Posteingangsstempel den Aufwand der Dokumentation nicht ausreichend lösen. In den meisten Firmen wird ein sogenanntes „Postbuch“ verwendet, in dem der gesamte Posteingang und Postausgang dokumentiert werden. Das Postbuch dient der Dokumentation aller Dokumente, die im Unternehmen eintreffen und postalisch versendet werden. So kann zu jedem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden, wann die Korrespondenz stattgefunden hat. Ein Posteingangsbuch bzw. Postbuch liefert Antworten auf Fragen wie: „Wo ist denn eigentlich das Dokument XY geblieben?“; „Wann wurde Anhang F versendet?“ oder „An wen haben wir das Einschreiben letzten Dienstag gesendet?“. Im Postbuch können diese Daten jederzeit aufgefunden werden und schnell die Antworten auf diese Fragen liefern. In manchen Fällen, insbesondere bei Unternehmen mit häufigem und umfangreichem Schriftwechsel kann es sein, dass das Posteingangsbuch nicht ausreicht.

 

Je größer das Unternehmen ist, desto wichtiger ist es, jede Korrespondenz genau festzuhalten. Postbücher können entweder manuell oder mit einer entsprechenden Software geführt werden. Kleine Unternehmen verwenden hierfür Bücher, in denen Sie die wichtigsten Informationen wie Datum, Empfänger, Absender und kurze Informationen zum Inhalt festhalten. Bei größeren Unternehmen empfiehlt sich eine zentrale Softwarelösung, sodass jeder Benutzer (Mitarbeiter) seine persönliche Korrespondenz dokumentieren kann. Entsprechende Programme liefern gewünschte Informationen ohne großen Aufwand innerhalb von Sekunden. Mit einfachen Suchabfragen z.B. Suche nach einem Datum oder dem Namen des Empfängers können die hinterlegten Informationen zur Korrespondenz abgefragt werden. Im Posteingangsbuch, insbesondere in der elektronischen Version, können Anhänge wie Scans oder Kopien beigefügt werden. So ist sichergestellt, dass auch der Inhalt des Schriftwechsels stets nachvollziehbar und gegebenenfalls nachprüfbar bleibt.

 

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Posteingangsstempel kaufen

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